Inventarierea Documentelor

Crearea unui inventar arhivistic este cea mai importanta etapa pentru un management eficient al documentelor detinute, deoarece documentele neprelucrate si neinventariate sunt aproape imposibil de accesat atunci cand este nevoie de informatii din ele. Inventarul permite identificarea si recuperarea unui document sau dosar dupa diverse criterii de cautare.

In procesul de prelucrare a documentelor de arhiva, inventarierea este operatiunea arhivistica ce consta in luarea in evidenta a dosarelor/unitatilor arhivistice, dupa ce au fost constituite si ordonate conform criteriilor, problemelor si termenelor de pastrare prevazute in Nomenclatorul Arhivistic.

Conform definitiilor, inventarierea documentelor este operatiunea ce consta in luarea in evidenta a documentelor si unitatilor arhivistice in functie de departamentul care le-a creat sau primit, anul in care le-a creat sau primit si de termenul de pastrare stabilit intern.

Legislatia arhivistica prevede obligatia creatorilor de documente de a inregistra cronologic toate documentele intrate, iesite ori intocmite pentru uz intern intr-un registru de intrare-iesire fara ca numerele de inregistrare date documentelor sa se repete. Inregistrarea acestora marcheaza existenta oficiala a acestora si reprezinta actul de nastere al fiecarui document si de corectitudinea inregistrarii depinde, in mare masura, asigurarea pastrarii lor. Acest serviciu se poate face intern sau se externalizeaza.

Numarul mare si diversitatea documentelor care intra si ies dintr-o companie necesita organizarea precisa a circuitului lor. Inregistrarea documentelor se efectueaza cronologic, in ordinea primirii lor, incepând de la 1 ianuarie pâna la 31 decembrie ale fiecarui an.

O atentie deosebita trebuie sa o acordati procedurii de inventariere a documentelor neconstituite pe probleme si termene de pastrare. Ordonarea acestora va fi executata dupa criteriul cronologic, apoi documentele vor fi grupate in dosare, pe probleme. In acest caz, inventarierea dosarelor se va intocmi pe ani, indiferent de termenul de pastrare.

Pentru gestionarea eficienta a documentelor in depozitele noastre avem personal calificat in managementul fondurilor arhivistice si intocmirea instrumentelor de evidenta (inventare arhivistice, ghid de depozit, ghiduri de raft, registre de depozit si de evidenta curenta).

Din momentul intrarii in depozitul nostru, documentele solicitate de un client pot fi puse la dispozitia acestuia, fizic sau virtual, in conformitate cu optiunile sale.

De asemenea, manipularea arhivei se face in concordanta cu prevederile legale. Daca este necesar, expertii nostri va vor consilia in domeniul manipularii informatiilor inclusiv la sediul dumneavoastra.

O ramura importanta este si inventarierea documentelor clasificate. Ea necesita o atentie sporita si personal instruit si atestat in manipularea si depozitarea acestui gen de documente.

La expirarea termenului de pastrare al unui document, oferim serviciile de distrugere securizata a documentelor care nu trebuie sa ajunga pe maini neavizate. Emitem un certficat de distrugere si trimitem resturile rezultate catre reciclare.

Contacteaza-ne si te vom ajuta sa iei cea mai buna decizie pentru afacerea ta!

Scroll to Top